Säkerhet runt ditt nästa möte

Det finns många saker att tänka på när man anordnar en konferens, kongress eller annat större möte. En av de viktigaste aspekterna är att arbetet bakom säkerheten är väl genomfört. Säkerhet är ett stort begrepp och rymmer både stora och små satsningar för att genomföra ett så säkert möte som möjligt. Har du och ditt företag koll på vad ni kan vidta för åtgärder inför er nästa tillställning?


Längst ner på sidan kan du även hitta vår checklista kring säkerhet vid dina nästkommande möten. Vi rekommenderar att använda den både innan, under och efter mötet för att checka av att alla säkerhetsåtgärden är gjorda.  

Börja med en riskanalys

Säkerhet handlar i stort om att alltid ha en handlingsplan och vara förbered i fall någonting skulle hända. Genom att ha en plan för krishantering jobbar ni förbyggande och har bra koll på vad som ska göras om krissituationer uppstår. En ytterligare sak att genomföra i planeringsstadiet är att utföra en riskanalys. På så sätt får ni bra koll och översikt på vad det kan dyka upp för tänkbara scenarion och hur ni på bästa sätt kan eliminerar risken. 

Vänta inte tills ni har bestämt konferensanläggning och skrivit på papperna utan börja diskussionen tidigt i projektet. Fundera över händelser som kan drabba er, hur stor sannolikheten är, och vad konsekvenserna skulle kunna bli. Hur ser lösningen ut och hur gör ni för att undvika att det händer? Det kan vara allt från akut allergitillstånd, hjärtproblem, brand och personrån till informationsstöld och hackerangrepp. Har er målgrupp någon hotbild, och vad kan ni i sådana fall göra för att eliminera riskerna? Det är ni själva som bäst kan bedöma vad som är det mest aktuella på er lista över risker. 

Och kom ihåg, med större evenemang kommer också ofta större risker – tyvärr. Försök därför jobba hårt med att förebygga och alltid ha en strategi för eventuella händelser och krissituationer. 

Ta reda på konferensanläggningens säkerhetsföreskrifter

För att vara på den säkra sidan är det alltid bra att ha tagit del av konferensanläggningens säkerhetsföreskrifter. Ni kan med fördel be om den eventuella konferensanläggningens planritning för att ta reda på vart till exempel nödutgångar och hjärtstartare är placerade, men även för att se hur tillgänglig anläggningen är för utryckningsfordon vid nödsituation. 

Ni kanske inte kan få tillgång till allt material, men personalen på anläggningen ska åtminstone kunna berätta och visa övergripande vilka säkerhetsåtaganden som gjorts och kan göras. Hur ser rutinerna ut vid ett oväntat olycks- eller sjukdomsfall? Är personalen utbildad i HLR? Vart kommer utryckningsfordon och sjukvårdspersonal anlända? Hur ser rutinerna ut på anläggningen vid ett strömavbrott? 

Om ditt möte har en föreläsare som kräver mycket skydd och säkerhet runt sig bör ni också fråga hur anläggningen samarbetar och samordnar säkerheten med en tredje part, till exempel säkerhetsvakter eller polis. Vid stora konferenser med hög säkerhet som till exempel när Linköping Konsert & Kongress höll i Stadsministerduellen 2018 samordnades säkerheten med hjälp av bland annat Säpo. Beroende på föreläsare eller gäst kan det också behövas genomgång och grundliga inspektioner av anläggningar för att minimera tänkbara risker. 

Förbered och informera deltagarna i förväg

Innan mötet kan det vara en god idé att informera alla deltagare om nödvändig säkerhetsinformation. Kanske har konferensanläggningen en app eller ett informationsblad deltagarna kan ta del av innan konferensen. Det kan till exempel vara bra att visa hur våningsplanen ser ut, att det råder totalt nötförbud, vart den närmsta nödutgången och hjärtstartaren är eller vart samlingsplatsen är vid en brandevakuering. Det kan också vara bra att informera deltagarna om större säkerhetsåtgärder. Det kan till exempel vara ID-kontroller, metalldetektorer eller inspektion av väskor och dylikt vid större möten där höga säkerhetsåtgärden är ett måste. Informeras deltagarna om detta i förväg är alla förberedda på vad som förväntas av dem på plats. 

Kontakta oss på Linköping Konsert & Kongress om du vill veta mer om hur du kan maximera säkerheten på ditt nästa möte! 

Ladda ner vår checklista för säkerhet vid möten

Fyll i din e-postadress i formuläret så kommer du skickas vidare till en sida där du får ladda ner checklistan.


Kontakta oss nu

Vi skräddarsyr din måltid utefter dina önskemål.

Samtycke

Efter att ha läst vår Integritetspolicy

Integritetspolicy
Nyhetsbrev
© Linköping Konsert Kongress 2020. All rights reserved.