Att ha koll på säkerheten kring sitt möte blir allt viktigare. Men hur ska man tänka och vilka är framgångsfaktorerna? På Linköpings besöksnäringsbolag, Visit Linköping & Co, funderar man mycket över de här frågorna.
Att det sker saker i omvärlden och att säkerhet har kommit i fokus på ett helt annat sätt än tidigare har nog inte undgått någon. Men hur påverkar detta mötesbranschen?
-Idag finns önskemål kring säkerhet ofta med redan i kundens kravspecifikation, på samma sätt som hållbarhet. Kring politiska möten har denna medvetenhet funnits länge, men numera rör det många typer av möten, menar Anna Ring, projektledare med mångårig erfarenhet av möten på Linköping Konsert & Kongress, som är en del av Visit Linköping & Co.
Risker som är kopplade till möten kan vara alltifrån att det föreligger hotbilder kring talare, att ämnet som mötet behandlar är kontroversiellt, eller till mer traditionella risker som brand, stora folksamlingar, med mera.
-Det man ser nu är att många arrangörer är väldigt medvetna om hot kopplade till talare. Man har breddat sitt säkerhetstänk om pratar mer öppet om det än vad man gjorde tidigare, menar Anna Ring.
En bra riskanalys är grunden
Hur kan man då som mötesanläggning utveckla sitt säkerhetstänkande?
-Här på Visit Linköping & Co är säkerhetsarbetet en central del i vår planering av stora möten. Vi ser det som en del av vårt hållbarhetsarbete, att medarbetare och kunder alltid har rätt att känna sig trygga, oavsett sammanhang, säger Ulf Rumar, säkerhetsstrateg på Visit Linköping & Co och expert på säkerhet kring evenemang och möten.
Ulf menar att det är det är viktigt att säkerhetstänkandet är med från början i ett projekt, redan i offertstadiet och framför allt i planeringsstadiet.
-Gör alltid en riskanalys. För ett mindre möte kan projektledaren göra den själv på ett enkelt sätt, men för ett större möte är det bra att ha ett samverkansmöte med kunden där man tar fram riskanalysen tillsammans. Kunden har bäst koll på risker kopplat till sin verksamhet och mötets innehåll och vi som mötesanläggning har annat typ av kunskap, menar Ulf.
Utifrån riskanalysen görs en plan för vilka åtgärder som behöver göras. Här handlar det om att prioritera aktiviteter som förebygger att något händer och att minimera konsekvenserna ifall något trots allt skulle hända. Säkerhetsplanen ska alltid innefatta en plan för kommunikation. Med god kommunikation ger man sig själv betydligt bättre förutsättningar i trygghetsarbetet.
-Mitt tips är att hålla det enkelt! Om en säkerhetsplan blir alltför krånglig kommer ändå ingen att ta till sig den. Var tydlig kring vilka åtgärder som behövs och framför allt, kommunicera dem till de som behöver veta. Förklara för alla inblandade varför de måste göra vissa åtgärder, inte bara vad som ska göras. Då blir det lättare för medarbetare att förstå sin del i sammanhanget, menar Ulf.
Måste inte vara dyrt och krångligt
En vanlig uppfattning är att säkerhet är dyrt och krävande att arbeta med. Så behöver inte alls vara fallet, menar Ulf Rumar.
-Det är klart att ordningsvakter och liknande insatser kostar pengar. Men det viktigaste är att höja den grundläggande säkerhetsmedvetenheten hos alla medarbetare, både fast personal och extrapersonal. Om alla har en medvetenhet om risker och vet hur de ska agera om något händer kan du kanske istället dra ner på antalet vakter.
Anna Ring pekar också på vikten av ett bra bemötande av gäster eller deltagare som stör eller kan utgöra ett potentiellt hot för andra.
-I mötesbranschen är vi ofta proffs på bemötande och är duktiga på att avvärja hotfulla situationer, exempelvis om någon gäst blir överförfriskad. Men det är viktigt att bemötandet sträcker sig hela vägen, från din fasta personal, till extrapersonal och inhyrd säkerhetspersonal för att du ska skapa en lugn miljö och förebygga situationer innan de uppstår, menar Anna.
Vana vid säkerhet
Linköping Konsert & Kongress har stor erfarenhet av möten med hög säkerhetsnivå, ett exempel är den direktsända statsministerduell i TV4, som genomfördes dagen före valet 2018.
-Detta är kanske ett ovanligt exempel, men här ställdes vi verkligen på prov och vikten av att ha ett etablerat lokalt samarbete med polis och räddningstjänst var tydligt här, säger Anna Ring.
Nyligen genomfördes också Mänskliga Rättighetsdagarna i Linköping Konsert & Kongress, ett årligt roterande möte där flera ämnen som kan upplevas kontroversiella av olika grupper stod på agendan.
-Här hade vi ett jättebra samarbete med mötesarrangören. De hade stor kunskap om riskerna kopplade till sina talare, ämnen och mötesdeltagare och vi kunde komplettera med vår lokala kunskap och risker kopplade till logistik och anläggning, säger Anna Ring, som var projektledare för mötet.
-Jag skulle säga att här var framgångskonceptet att vi var förberedda och hade gjort vår riskanalys och säkerhetsplan på ett tydligt sätt. De dagliga morgonmötena med avstämningar kring säkerhetsläget var också väldigt värdefulla, fortsätter Ulf Rumar.
Egen säkerhetsstrateg
På Visit Linköping & Co har man sedan ett par år tillbaka ökat sitt fokus på säkerhet kring evenemang och möten. I bolagets hållbarhetsstrategi har trygghet och säkerhet en framskjuten placering. Utbildningar för personal, säkerhetsplaner och ett intensifierat samarbete med polis och räddningstjänst har varit några av åtgärderna. Sedan i våras har man också i samarbete med Linköpings kommun anställt en säkerhetsstrateg (Ulf Rumar) med särskilt fokus på möten och evenemang.
-Jag tror inte att det är så vanligt att mötes- och evenemangsarrangörer har en egen säkerhetsstrateg. Det är oerhört värdefullt ha en person som har säkerhet som främsta uppgift. Som projektledare har du tusen andra saker att hålla i huvudet och då blir Ulf ett bra stöd, menar Anna Ring.
En av Ulf Rumars viktigaste uppgifter framöver blir att skapa en lärande och säkerhetsmedveten organisation.
- Det finns alltid ”rätthändelser” som vi vill upprepa och ”felhändelser” som vi vill minimera. Det gäller att ständigt följa upp och skapa ett kontinuerligt lärande för att få en mer säkerhetsmedveten och robust organisation, avslutar Ulf Rumar.
